Dokumenten-Management-System

E-PROJECTA digitalisiert Geschäftsprozesse. Vertrauen Sie bei der Digitalisierung administrativer Geschäftsprozesse einem Dokumenten-Management-System und E-PROJECTA.

Ein Dokumentenmanagement System stellt Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Jeder Benutzer im Unternehmen kann auf benötigte Informationen – sobald sie im Unternehmen vorhanden sind – zugreifen. Hohe Transparenz bei Arbeitsabläufen mit sicherer Dokumentation einzelner Arbeitsschritte beschleunigt Prozesse ungemein.


Effizientes Arbeiten mit ein em DMS

Ein Dokumenten-Management-System bietet Ihnen entscheidende Vorteile.

Entscheidungen über Zuständigkeiten, Workflows, Benutzer werden in Echtzeit übertragen und zugewiesen. Wiederkehrende Aufgaben werden daneben standardisiert und können immer gleich ablaufen. Die komplette Dokumentenverwaltung ist dabei rechtskonform.

  • Vom Posteingang bis zur Bearbeitung einzelner Arbeitsschritte sind Informationen mit einem DMS transparent für die verantwortlichen Personen verfügbar und nutzbar.
  • Abläufe werden durch automatisierte Informationsflüsse beschleunigt.
  • unterschiedliche Softwarekomponenten können eingebunden werden.
  • Schnittstellen sind für einen Informationsaustausch klar definiert.
  • ein DMS ist auf verschiedenen Geräten, natürlich auch smarten Endgeräten, verfügbar.
  • Alle gängigen Betriebssysteme und Browser werden unterstützt.
  • Mit einem DMS ist Rechtskonformität und die Einhaltung aller Compliance Regeln gegeben.
  • E-PROJECTA passt das DMS an gewachsene Unternehmens-Software-Strukturen an oder installiert ein DMS ergänzend.

Viele KMUs Süddeutschlands vertrauen einem Dokumenten-Management-System und E-PROJECTA

E-PROJECTA setzte Dokumenten-Management-Systeme sehr erfolgreich bei vielen Mittelstandskunden im Süddeutschen Raum um.

Viele zufriedene Kunden bestätigen: „E-PROJECTA passt ein DMS auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten individualisiert an.“ Von der Prozessdokumentation in Produktions-Betrieben bis zur Ablösung der papierbasierten Dokumenten-Ablage kümmern wir uns um Ihre digitalisierte Verwaltung und Ablage – passgenau zugeschnitten auf Ihre IT-Infrastruktur.


Klar definierte Workflows werden mit einem DMS zum Wettbewerbsvorteil

Die automatisierte Steuerung der Geschäftsprozesse funktioniert bei einem DMS über sogenannte Workflows. Integrierte Formulardesigner, serverbasierte Verarbeitungsregeln und individuelle Scripting Möglichkeiten erstellen Workflows je nach Bedarf.

Das heißt konkret: Informationswege und Personen werden festgelegt, die Vorgänge erledigen können – mit nachvollziehbaren Notizen oder Anpassungen. Monitoring und Reporting helfen den Entscheidern, den nötigen Ein- und Überblick zu behalten. So können Entscheidungen schnell und einfach getroffen werden, da Sie jederzeit Kenntnis nehmen können, wo ein Projekt oder Vorgang aktuell und in Echtzeit steht.


Mit einem DMS erfassen Sie die Dokumente, die täglich Ihr Unternehmen erreichen, digital

Sie werden sofort klassifiziert und zugeordnet, damit Geschäftsprozesse möglichst zügig fortgesetzt oder angeschoben werden können. Bearbeitungszeiten werden so reduziert und der manuelle Aufwand geringgehalten.

Mit einem Dokumenten-Management-System lassen sich E-Mail-Inhalte direkt zu Geschäftsprozessen zuordnen. Außerdem wird alles rechtssicher und automatisiert archiviert. Dennoch greifen Sie über entsprechende Suchmechanismen auch auf Daten archivierter E-Mails gezielt zu. Die Automatisierung macht Ihre Arbeitsabläufe dabei wesentlich transparenter, da bereits beim Posteingang eine Zuordnung zu bestimmten Projekten oder Prozessen gelingt. Die Bündelung aller Informationen auch über verschiedene Eingangsmedien und Kanäle hinweg verhindert den Verlust von Informationen und beschleunigt sämtliche Arbeitsabläufe.


Ein Dokumenten-Management-System kann systemübergreifend integriert werden

Mit einem DMS gelingt es vorhandene Informationspools oder -inseln zu verbinden. Ein Dokumenten-Management-System kann an alle gängigen ERP- und CRM-Systeme angebunden werden beispielsweise SAP, microtech ERP, Sage, Microsoft Dynamics, combit CRM, Navision etc. werden die ERP-Belege Teil eines Dokumentenbestandes. Die Einbindung von unterschiedlichen Softwaresystemen bzw. -komponenten ist möglich.


„Ortsunabhängiges und mobiles Arbeiten sind entscheidende Erfolgsfaktoren heute. Home-Office-Arbeitsplätze sollen sicher und regelkonform eingebunden werden. Da ist es unumgänglich, dass systemunabhängig und clientübergreifend gearbeitet werden kann und die Benutzer auf ein einheitliches Oberflächen- und Bedienkonzept zugreifen können. Alle relevanten und aktuellen Daten sind stets mobil verfügbar.“

Marc Eberhart, Geschäftsleitung E-PROJECTA

Ein Dokumenten-Management-System optimiert Teamarbeit

Die so genannten Collaboration-Tools eines Dokumenten-Management-System lassen optimierte Teamarbeit zu einem weiteren entscheidenden Erfolgsfaktor Ihres Unternehmens werden.

Zusammenarbeit und Kommunikation auch bei komplexen Projekten und standortübergreifenden Projektteams gelingen, da aktuellste Informationen stets einen aktuellen Überblick über den Bearbeitungsstand geben. Ein vollständiges Änderungsprotokoll entsteht so quasi in Echtzeit unter Einbindung aller relevanter Stellen und Personen.


Ein DMS bietet flexible Recherchemöglichkeiten und leistungsfähige Suchmechanismen

Der sofortige Zugriff auf benötigte Informationen ist gewährleistet – ganz gleich aus welcher Quelle sie stammen.

E-Mails, digitale Dokumente, Papierbelege, Informationen aus sozialen Netzwerken – mit einem Dokumenten-Management-System werden Informationen gebündelt und über eine Volltextsuche bzw. die Suche innerhalb der Metadaten verfügbar gemacht – flexibel und skalierbar.


Ein DMS optimiert auch Ihr:

  • Rechnungsmanagement
  • Besuchermanagement
  • Vertragsmanagement
  • digitalen Aktenverwaltung

Tauschen Sie sich am besten heute noch mit uns aus und erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten eines Dokumenten-Management-System.

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Marc Eberhart
Geschäftsführer

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Über E-PROJECTA

Wir, die E-PROJECTA GmbH, begleiten Unternehmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung und realisieren individuelle Softwarelösungen – und das passgenau auf Ihre Ziele, Wünsche und Anforderungen abgestimmt.

Als mittelständisches Unternehmen, mit flachen Hierarchien, stellen wir uns gerne neue Herausforderungen und finden für Sie die optimale Anwendung - ob CRM, ERP, Cloud, DMS oder eine völlig neu programmierte IT-Lösung.

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